Wenn es um den Einzug von Mitgliedsbeiträgen und sonstigen Beiträgen geht, ist die SEPA Lastschrift eine effiziente Möglichkeit für Vereine, diese Aufgabe zu automatisieren. In diesem Artikel erfährst du, was du als Verein alles benötigst, um Lastschriften einziehen zu können, welche Vorteile die SEPA Lastschrift bietet und welche Schritte du zur Umsetzung unternehmen musst.
Was ist SEPA Lastschrift?
Die SEPA Lastschrift ist ein elektronisches Zahlungsverfahren, das in der EU standardisiert ist. Mit dieser Methode kann ein Gläubiger (in diesem Fall der Verein) Geld von einem Schuldner (dem Mitglied oder Spender) auf sein Konto überweisen lassen, ohne dass das Mitglied aktiv eine Überweisung tätigen muss. Der Verein benötigt von jedem Schuldner eine Einzugsermächtigung, das sogenannte Lastschriftmandat, um das Geld von seinem Konto einzuziehen.
Welche Vorteile bieten SEPA Lastschrift Mandate für einen Verein?
Die SEPA Lastschrift bietet für einen Verein eine Reihe von Vorteilen:
- Automatisierung:
Der Verein kann Mitgliedsbeiträge und andere Beiträge automatisch einziehen lassen, ohne dass jedes Mitglied einzeln eine Überweisung tätigen muss. Somit musst du niemandem mehr hinterher rennen, wenn eine Zahlung noch nicht eingegangen ist. - Einfache Verwaltung:
Wenn deine Mitgliedsbeiträge erhöht werden musst du nicht darauf hoffen, dass jedes Mitglied den Dauerauftrag korrekt anpasst. Außerdem musst du dich nicht um den Zahlungsverkehr kümmern und jede einzelne Buchung in deiner Buchhaltung zuordnen, da dies über die Sammellastschrift erfolgt. - Planbarkeit:
Du bestimmst, wann die Lastschriften eingezogen werden und weißt somit genau, wann der Verein das Geld zur Verfügung hat. - Geringe Kosten:
Die Kosten für eine SEPA Lastschrift sind im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden relativ gering. Sie sind jedoch von Bank zu Bank unterschiedlich.
Was benötigt ein Verein, um SEPA Lastschriften einziehen zu können?
Um SEPA-Lastschriften im Verein einziehen zu können, benötigt man einige Voraussetzungen. Eine Software, die SEPA-Lastschriftverfahren unterstützt, ist genauso wichtig wie eine Gläubiger-Identifikationsnummer und ein SEPA-fähiges Bankkonto. Zudem muss jede Person, deren Beiträge du einziehen willst, eine Einzugsermächtigung erteilen. In diesem Abschnitt werden wir im Detail darauf eingehen, was ein Verein alles benötigt, um SEPA Lastschriften einziehen zu können.
- Ein SEPA-fähiges Bankkonto: Der Verein muss über ein SEPA-fähiges Bankkonto verfügen, um die Lastschriften einziehen zu können. Dies kannst du bei deiner Bank einrichten lassen.
- Ein Mandat von jedem Mitglied: Der Verein benötigt von jeder Person deren Beiträge du einziehen willst eine Einzugsermächtigung in Form eines Mandats (Lastschriftmandat). Dieses kannst du auch über ein Online-Formular, beispielsweise mit dem Anbieter campflow, einholen. Jedes Mandat benötigt eine Mandatsreferenz um das Mandat eindeutig zu identifizieren. Die Mandatsreferenz ist eine Nummer, die du selbst vergibst und pro Mandat eindeutig sein muss.
- Kontoinformationen von jedem Mitglied: Du benötigst die IBAN, BIC und den/die Kontoinhaber:in für jeden Beitrag, den du einziehen willst
- Ein Softwareprogramm: Der Verein benötigt eine Software, die die SEPA-Lastschriftverfahren unterstützt und die dafür benötigte SEPA-XML-Datei erstellt. Mit dem Anbieter campflow erstellst du eine Lastschriftdatei in wenigen Minuten und ohne Vorwissen.
- Eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor ID): Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennung, die der Verein benötigt, um Lastschriften einziehen zu können. Diese kannst du bei deiner Bank oder direkt bei der Deutschen Bundesbank beantragen.
- Eine eigene IBAN und BIC: Der Verein benötigt eine IBAN und BIC, um Lastschriften einziehen zu können.
Checkliste und Anleitung zum Einzug von SEPA Lastschriften im Verein
- Überprüfe, ob dein Verein über ein SEPA-fähiges Bankkonto verfügt.
- Erstelle ein Mandat-Formular und hole damit die Einzugsermächtigungen (Lastschriftmandate) bei deinen Mitgliedern ein. Am einfachsten geht das online, beispielsweise mit campflow.
- Beantrage eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor ID) bei deiner Bank oder direkt bei der Deutschen Bundesbank
- Informiere deine Mitglieder über die Umstellung auf das Lastschriftverfahren und erkläre die Vorteile, falls du das erste Mal Lastschriften einziehen willst
- Hinterlege IBAN, BIC und Kontoinhaber:in der Personen deren Beiträge du einziehen willst in der Software, mit der du die benötigte SEPA-XML-Datei erstellen willst
- Hinterlege die eindeutige Mandatsreferenz pro Mitglied in deiner Software. Die Mandatsreferenz ist eine Nummer, die du selbst vergibst und pro Mandat (Einzugsermächtigung) eindeutig sein muss. Sie dient dazu, dass die Einwilligung zur Lastschrift eindeutig identifiziert werden kann und taucht auf dem Kontoauszug der Personen auf, deren Beiträge du einziehst.
- Lege das Datum des Einzugs fest. Das Datum muss mindestens 14 Tage in der Zukunft und auf einem Bankarbeitstag liegen.
- SEPA Lastschriftankündigung (Prenotification) versenden: Du bist verpflichtet die Lastschrift schriftlich, beispielsweise per Mail, anzukündigen. In der Ankündigung müssen verschiedene Pflichtangaben enthalten sein. Mehr dazu findest du im Abschnitt weiter unten.
- Erstelle die XML-Lastschriftdatei mit deiner gewählten Software und lade sie in deinem Online Banking hoch. Wie du diese Datei erstellst, findest du in diesem Hilfe-Artikel.
SEPA Lastschriften und Pre-Notifications in wenigen Klicks erstellen
Die Software campflow macht es dir so einfach wie nie, Lastschriften für die Beiträge deiner Mitglieder einzuziehen. In wenigen Minuten hast du deine SEPA-Datei erstellt, die du dann nur noch in deinem Online-Banking hochladen musst. campflow prüft dabei automatisch, ob du alle Pflichtangaben deiner Mitglieder hinterlegt hast und hilft dir dabei, die Angaben zu vervollständigen. Auch die vorgeschriebene Pre-Notification versendest du in campflow mit wenigen Klicks - personalisiert mit Platzhaltern für jedes Mitglied. Die Beiträge deiner Mitglieder werden anschließend automatisch als bezahlt markiert, wenn die Zahlungen auf deinem Bankkonto eingegangen sind.
SEPA Pre-Notification (Vorankündigung) Mustervorlage
Eine wichtige Voraussetzung für den Einzug von SEPA Lastschriften ist die Durchführung einer sogenannten Prenotification. Diese Benachrichtigung ist für die Person, deren Beiträge du einziehen willst, von großer Bedeutung, da sie über den bevorstehenden Lastschrifteinzug informiert wird und somit ausreichend Zeit hat, um sicherzustellen, dass das Konto ausreichend gedeckt ist. Die Prenotification muss der Person mindestens 14 Tage vor dem Einzug der Lastschrift zugestellt werden und muss einige wichtige Informationen enthalten, wie z.B. den Namen des Vereins, die Gläubiger-Identifikationsnummer, den Betrag, das Konto (IBAN), von dem das Geld eingezogen wird. Zudem muss auch das Fälligkeitsdatum der Lastschrift enthalten sein. Durch die Durchführung einer korrekten Prenotification können ungewollte Rücklastschriften vermieden werden.
Mustertext für einzelne Vorankündigung pro Lastschrifteinzug
„Deinen Beitrag in Höhe von 29,00 € ziehen wir mit einer SEPA-Lastschrift mit Mandatsreferenz 5432 zu unserer Gläubiger-Identifikationsnummer DE00YYY00000123456 von deinem Konto IBAN DEXXX zum 30.06.2029 ein. Bitte achte darauf, dass dein Konto ausreichend gedeckt ist.“
Mustervorlage für eine Vorankündigung bei wiederkehrender Lastschrift
„Deinen Beitrag in Höhe von 29,00 € ziehen wir mit einer SEPA-Lastschrift mit Mandatsreferenz 5432 zu unserer Gläubiger-Identifikationsnummer DE00YYY00000123456 von deinem Konto IBAN DEXXX zum 30. Juni jeden Jahres, beginnend mit dem 30.04.2029, ein. Bitte achte darauf, dass dein Konto ausreichend gedeckt ist.“
Die Vorankündigung von wiederkehrenden Lastschriften muss neu erstellt und versendet werden, wenn sich der Betrag, der Einzugstermin, die Mandatsreferenz oder die Gläubiger-ID ändert.
Insgesamt bietet die Nutzung von SEPA-Lastschriften zahlreiche Vorteile für Vereine, da sie einen schnellen und einfachen Zahlungsverkehr ermöglichen und Zeit und Ressourcen sparen können. Allerdings sollten Vereine darauf achten, dass sie alle notwendigen Voraussetzungen erfüllen, um ein reibungsloses Verfahren zu gewährleisten.
FAQs
Muss jedes Mitglied eine Einzugsermächtigung erteilen?
Ja, jede Person von der du Beiträge einziehen willst muss eine schriftliche Einzugsermächtigung in Form eines Mandats erteilen, um SEPA Lastschriften einziehen zu können. Diese Einverständnis kann jedoch auch über ein Online-Formular erteilt werden.
Kann ein Mitglied die Lastschrift zurückbuchen?
Ja, jede Person kann innerhalb von 8 Wochen nach dem Lastschrifteinzug die Lastschrift ohne Angabe von Gründen zurückbuchen lassen. Diese Möglichkeit ist Teil des SEPA-Verfahrens und eine der wenigen Risiken des Lastschrifteinzugs. Für Rücklastschriften können Gebühren bei deiner Bank anfallen.
Was passiert, wenn ein Mitglied kein Geld auf dem Konto hat?
Wenn ein Mitglied kein ausreichendes Guthaben auf seinem Konto hat, wird die Lastschrift zurückgebucht und es können zusätzliche Gebühren bei deiner Bank anfallen. Daher ist eine Prenotification verpflichtend, damit deine Mitglieder rechtzeitig ihr Konto decken können.
Was ist eine Mandatsreferenz?
Die Mandatsreferenz ist eine Nummer, die du selbst vergibst und pro Mandat (Einzugsermächtigung) eindeutig sein muss. Sie dient dazu, dass die Einwilligung zur Lastschrift eindeutig identifiziert werden kann und taucht auf dem Kontoauszug der Personen auf, deren Beiträge du einziehst.
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