Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Neuerung in Kraft: Die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Auch gemeinnützige Vereine sind davon betroffen, wenn sie Produkte verkaufen oder Dienstleistungen anbieten – besonders im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen. Selbst wenn euer Verein als Kleinunternehmer eingestuft ist, gilt die neue E-Rechnungspflicht. Doch keine Sorge, hier erfährst du alles Wichtige und wie du dich am besten darauf vorbereitest.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Vereine?
Ab 2025 müssen Vereine in allen steuerlich relevanten Bereichen E-Rechnungen empfangen und gegebenenfalls auch ausstellen. Dazu gehören:
- Der Zweckbetrieb (z.B. Einnahmen aus Veranstaltungen im Vereinsrahmen)
- Die Vermögensverwaltung (z.B. Mieteinnahmen)
- Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb (z.B. Verkauf von Fanartikeln)
Fokus auf das Empfangen von E-Rechnungen
Eines der wichtigsten Dinge, die euer Verein sicherstellen muss, ist die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen. Hierbei gibt es keine Übergangsfrist – ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Vereine bereit sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Doch was bedeutet das konkret?
Technische Voraussetzungen für den Empfang
Damit euer Verein E-Rechnungen empfangen kann, solltet ihr sicherstellen, dass ihr folgende technische Voraussetzungen erfüllt:
- E-Mail-Postfach: Die meisten E-Rechnungen werden per E-Mail gesendet. Du solltest sicherstellen, dass dein E-Mail-Postfach XML-Dateien nicht als Spam markiert.
- Software zur E-Rechnungsverarbeitung: Ihr braucht ein Programm wie campflow, das strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD lesen kann.
- Schnittstellen für den Empfang: Manche Rechnungen können über spezielle elektronische Schnittstellen bereitgestellt werden.
Rechnungen korrekt empfangen und prüfen
Beim Empfang von E-Rechnungen solltet ihr sicherstellen, dass ihr sie korrekt verarbeitet und archiviert. Alle E-Rechnungen müssen gesetzeskonform archiviert werden (mehr dazu unten).
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer elektronischen Rechnung?
Vielleicht habt ihr bisher schon Rechnungen als PDF verschickt oder erhalten. Doch die E-Rechnung geht noch einen Schritt weiter. Sie entspricht der EU-Norm und wird in einem speziellen strukturierten Format ausgestellt und elektronisch übermittelt. Dadurch können die Daten automatisch verarbeitet werden – ohne Medienbrüche wie Ausdrucken oder Formatänderungen.
Während eine PDF-Rechnung sofort lesbar ist, müssen E-Rechnungen erst visualisiert werden, da sie ursprünglich in maschinenlesbarer Form vorliegen.
Gibt es Übergangsfristen für Vereine?
Ja! Falls euer Verein im Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz hatte, dürft ihr bis Ende 2027 weiterhin einfache elektronische Rechnungen oder sogar Papierrechnungen ausstellen. Aber Achtung: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Vereine in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – hier gibt es keine Übergangsfrist.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Die Pflicht entfällt in diesen Fällen:
- Ideeller Bereich: Beispielsweise bei Mitgliedsbeiträgen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
- Steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Tipps zur Aufbewahrung von E-Rechnungen
E-Rechnungen müssen genauso archiviert werden wie andere digitale Rechnungen. Wichtig ist:
- Sie müssen im ursprünglichen Format gespeichert werden.
- Der Dateiname kann angepasst werden, um die Ablage zu erleichtern.
- Nachträgliche Änderungen müssen verhindert oder zumindest nachvollziehbar sein.
- Eine maschinelle Auswertbarkeit für die Finanzbehörden muss gegeben sein.
Was braucht euer Verein, um E-Rechnungen zu empfangen und zu erstellen?
Stellt sicher, dass ihr ab dem 1. Januar 2025 über eine geeignete Software verfügt, um E-Rechnungen zu empfangen und gegebenenfalls zu erstellen. campflow bietet dir die einfachste Buchführung für gemeinnützige Vereine und sorgt dafür, dass du die gesetzlichen Anforderungen an eine digitale Kasse erfüllen kannst. Dein Team kann über einen Link Belege mobil und ohne App einreichen. Die Anforderungen an das Empfangen von E-Rechnungen nach den GoBD werden dabei erfüllt.
Fazit: Rechtzeitig vorbereiten lohnt sich!
Auch wenn die neuen Regelungen auf den ersten Blick komplex wirken, hilft eine frühzeitige Vorbereitung, den Übergang zur E-Rechnungspflicht reibungslos zu meistern. So bleibt euer Verein digital auf Kurs!
FAQs
Was passiert, wenn unser Verein ab dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Vereine in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Falls dies nicht möglich ist, kann es zu Problemen mit euren Geschäftspartnern oder sogar zu steuerlichen Konsequenzen kommen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist daher wichtig!
Welche Formate werden für E-Rechnungen akzeptiert?
In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Diese Formate erfüllen die EU-Norm und können maschinell verarbeitet werden.
Müssen auch Mitgliedsbeiträge als E-Rechnungen ausgestellt werden?
Nein, Mitgliedsbeiträge fallen unter den ideellen Bereich des Vereins und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Benötigen wir spezielle Software, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ja, ihr braucht eine Software, die strukturierte Formate wie XRechnung lesen und verarbeiten kann. Mit dem einfachen Buchhaltungsprogramm campflow ist dies möglich (oben verlinkt).
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